Tipps für Organisatoren
Toll, daß Sie für Ihre Gruppe eine Reise organisieren. Das macht jede Menge Spaß, bedeutet aber auch viel Verantwortung. Unserer Unterstützung können Sie sich dabei sicher sein. Sei es bei den Vorbereitungen oder vor Ort. Wir stehen mit Rat und, vor allem, Tat zur Seite.
Nachfolgend haben wir eine Checkliste erstellt, die Ihnen bei der Planung der Reise behilflich sein soll:
- Sammeln Sie Informationen über die für Ihre Gruppe in Frage kommenden Reiseziele und bereiten Sie eine Präsentation der Vorschläge vor. Treten Sie dafür auch mit uns in Kontakt, und lassen Sie sich von uns umfassend beraten.
- Stellen Sie Ihre Präsentation der Gruppe vor und entscheiden Sie sich gemeinsam für ein Reiseziel und ggfs. Programmbausteine.
- Reservieren Sie bei uns Ihr Wunschreiseziel.
- Bestimmen Sie wenn möglich einen oder zwei Mit-Organisatoren, die Sie bei der Reiseplanung, der Reisevorbereitung und ggfs. der Reisedurchführung unterstützen.
- Buchen Sie bei uns Ihr Wunschreiseziel.
- Informieren Sie sich über ggfs. mögliche staatliche Zuschüsse für Ihre Reise, Reiseversicherungen und notwendige Reisedokumente für die einzelnen Reiseteilnehmer.
- Stellen Sie Informationen zum Reiseziel, zur Reise allgemein und zum weiteren Verlauf der Reiseplanung (auch Zahlungsbedingungen) zur Aushändigung an die einzelnen Gruppenteilnehmer oder zum Aushang zusammen. (Sollten Sie die bei uns gebuchte Gruppenfahrt in speziellen Publikationen wie z.B. Zeitschriften, Flyer etc. gezielt bewerben wollen, unterstützen wir Sie gerne mit der Produktion von Ausschreibungstexten oder der Bereitstellung von Fotomaterial.)
- Veranstalten Sie ggfs. einen Elternabend und lassen Sie sich verbindliche Eltern-Einverständniserklärungen pro Reiseteilnehmer unterschreiben.
- Erstellen Sie eine Buchungsliste mit der Angabe aller Reiseteilnehmer und lassen Sie uns diese zukommen.
- Eröffnen Sie ein Konto für die Reise und versenden Sie die Zahlungsaufforderungen an Ihre Reiseteilnehmer.
- Kontrollieren Sie den Zahlungseingang und begleichen Sie die Rechnung bei uns.
- Stellen Sie Ihren Reiseteilnehmern die Informationen aus unseren an Sie versendeten Reiseinformationen/ Reiseunterlagen zur Verfügung. Diese können noch durch eine Packliste und eigene relevante Infos ergänzt werden.
- Erstellen Sie eine Liste über persönliche Angaben und Besonderheiten der Teilnehmer (Allergien, Krankheiten, Erreichbarkeit der Eltern) und nehmen Sie diese unbedingt mit auf die Reise.
Jetzt kann nichts mehr schief gehen. Wir wünschen Ihnen und Ihrer Gruppe eine tolle Reise! Sollten Sie dennoch Rückfragen haben, stehen wir Ihnen natürlich mit Rat und Tat zur Seite. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
